Какие существуют методы оптимизации печати документов в корпоративных системах?

Некоторые методы оптимизации печати документов в корпоративных системах:

• Аутсорсинг печати. 1 Компания передаёт управление печатной инфраструктурой специализированным провайдерам. 1 Они обеспечивают бесперебойную работу оборудования, своевременную поставку расходных материалов, мониторят и оптимизируют потребление ресурсов, заменяют устаревшее оборудование на новое. 1
• Оптимизация использования расходных материалов. 1 Некоторые методы:
• Двусторонняя печать. 1 Настройка двусторонней печати по умолчанию позволяет вдвое сократить расход бумаги. 1
• Экономичный режим печати. 1 Многие модели принтеров поддерживают такой режим, при котором расходуется меньше тонера или чернил. 1
• Оптимизация форматов файлов. 1 Преобразование файлов в компактные форматы, такие как PDF, может значительно уменьшить объём данных и, соответственно, количество страниц при печати. 1
• Сокращение объёмов печати. 1 Некоторые методы:
• Цифровой документооборот. 1 Переход на безбумажный документооборот позволяет практически полностью отказаться от печати внутренней документации. 1
• Предварительный просмотр. 1 Перед печатью всегда стоит предварительно просматривать документ. 1 Это поможет избежать ошибок и лишних распечаток, а также оценить необходимость печати в целом. 1
• Политики и инструкции. 1 Разработка и внедрение чётких политик по ограничению печати, а также обучение сотрудников рациональному использованию принтеров. 1
• Централизованное управление печатью. 2 Вместо десятков отдельных принтеров в каждом отделе выгоднее использовать единые МФУ с функцией безопасной аутентификации пользователей. 2
• Использование систем контроля и ограничения печати. 2 Программные решения позволяют контролировать объёмы печати, ограничивать ненужные задания и перераспределять нагрузку. 2
• Автоматизация процессов печати. 2 Некоторые методы:
• Автоматическая заправка и заказ расходных материалов. 2 Система автоматизированного мониторинга отслеживает остаток тонера и отправляет заявки на пополнение без участия сотрудников. 2
• Дистанционный мониторинг и диагностика оборудования. 2 Удаленный контроль за принтерами позволяет предотвращать поломки и сокращать время простоя оборудования. 2
• Защита данных и предотвращение утечек. 2 Некоторые методы:
• Персональная идентификация при печати. 2 Использование PIN-кодов, карт доступа или биометрических данных гарантирует, что документ не будет распечатан без авторизации сотрудника. 2
• Журналирование всех печатных операций. 2 Система ведёт учёт всех отправленных на печать документов, фиксируя, кто и когда их распечатал. 2
• Шифрование данных и защита от кибератак. 2 Использование защищённых каналов связи, VPN и обновлённого программного обеспечения помогает избежать атак на корпоративную инфраструктуру. 2