Некоторые методы оптимизации документооборота в современных компаниях:

• Сокращение этапов согласования. 1 Чем меньше у документа исполнителей, тем быстрее он будет исполнен. 1
• Ведение учёта документооборота. 1 Необходимо указывать даты поступления и исполнения документов. 1
• Ведение графика документооборота. 1 Нужно разрабатывать схемы прохождения документов, указывать ответственные подразделения и сроки выполнения работ. 1
• Автоматизация. 12 Электронный документооборот позволяет уменьшить издержки, сократить время на исполнение документа и упростить поиск в электронной базе данных. 1
• Использование унифицированных форм документов. 15 Это справочник, в котором указаны документы и их формы. 1
• Централизация операций по работе с документами. 5 Позволяет вести всю документацию в соответствии с установленными требованиями. 5
• Исключение возвратных движений документа, не обусловленных производственной необходимостью, и устранение необоснованных согласований. 5
• Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации. 5
• Сокращение объёма документооборота. 2 Достигается путём регламентации документирования, уменьшения количества внутренних документов организации, разработки унифицированных требований (шаблонов) к текстам, а также использования альтернативных (бездокументарных) коммуникаций. 2