Некоторые методы автоматизации работы с файлами в системах документооборота:

• Заполнение отдельных полей. 1 Программа заполняет поля данными, которые всегда указываются на определённом типе бланков, например наименованием организации или фамилиями руководства. 1
• Автоматическая отправка документа на согласование. 1 Документ направляется нужным сотрудникам в зависимости от настроенных маршрутов. 2
• Автоматическое подписание бланков. 1 При отправке не нужно вставлять внешний флеш-накопитель с ключом. 1
• Контроль версий документов. 2 Система позволяет отслеживать, какая версия документа является последней, и кто вносил изменения. 2
• Удаленный доступ и мобильность. 2 Сотрудники могут работать с документами не только из офиса, но и удалённо, из любой точки мира. 2
• Снижение риска потери данных. 2 Централизованное хранение данных и регулярное резервное копирование позволяют быстро восстановить данные в случае сбоя. 2
• Упорядочивание. 3 Документы, которые хранятся в цифровом виде, доступны с любого устройства, подключённого к интернету, и их проще найти по названию, автору или содержимому. 3