Некоторые способы оптимизации хранения документов в информационных системах:

• Копирование. 1 Создание идентичной копии документа на том же носителе (бумаге, микроносителе, электронном носителе). 1
• Конвертирование на другой носитель. 1 Перенос документа с одного носителя на другой (изменение формы документа) с гарантированным сохранением содержания, идентичного первоначальному (например, микрофильмирование бумажных документов, сканирование). 1
• Миграция. 1 Периодический перенос электронных документов с одного технического/программного средства на другое в целях обеспечения возможности использования этих документов в будущем. 1
• Использование облачного хранилища. 34 Оператор хранит данные в закрытом доступе по определённым паролям, заранее согласованным с оператором. 3 Имеется возможность разграничения доступа, а также можно согласовать политику хранения документации. 3
• Применение хранилища системы электронного документооборота. 3 Такой метод решает множество проблем: файлы находятся на внутренних серверах и к ним всегда есть доступ. 3 Все пользователи имеют доступ к архиву на чтение, так как запись файлов выполняет сама система. 3