Некоторые преимущества использования форматов офисных документов в современных информационных системах:

• Снижение затрат на управление документационными потоками и архивное хранение. 1 Бумажный документооборот может быть очень трудоёмким и дорогостоящим, учитывая все существующие требования к хранению и передаче документации. 1 В цифровой среде эти процессы могут быть автоматизированы. 1
• Экономия времени за счёт повышения эффективности сотрудников. 1 Использование систем электронного документооборота освобождает сотрудников от бумажной работы, что позволяет уделять больше внимания основным обязанностям. 1
• Возможность быстрого поиска. 1 Индексирование, использование метаданных и полнотекстового поиска значительно ускоряет процесс поиска. 1
• Систематизация. 1 Использование тегов, категорий и подкатегорий, метаданных не только упрощает поиск, но и позволяет систематизировать массив данных для их организованного хранения. 1
• Не зависящий от времени и места доступ к документации. 1 Для получения доступа к электронной системе не нужно физически находиться в офисе около рабочего компьютера, это можно сделать дома или в любой точке земного шара. 4
• Сохранность документов. 4 Даже при условии потери цифрового носителя (например: флеш-накопителя или ноутбука), документ может быть вновь найден в базе данных компании. 4