Некоторые преимущества цифровой папки-накопителя перед традиционной бумажной:

• Удобство поиска. 4 В электронном архиве всё хранится в одном месте, и нужный документ легко найти. 4
• Уменьшение риска испортить документ. 4 В электронном архиве документы не испортятся со временем, и даже если случайно удалить документ, его можно будет восстановить. 4
• Экономия. 4 С электронным архивом не нужно искать и оплачивать отдельные помещения. 4
• Безопасность. 4 В электронном архиве архивариус или ответственный сотрудник сам раздает доступы к документам и видит, кто запрашивал и работал с документами. 4
• Возможность работать параллельно. 4 В электронном архиве один документ могут одновременно просматривать несколько сотрудников. 4
• Индексирование. 5 Электронный архив позволяет упорядочить документы по различным параметрам, таким как название, дата создания, автор, ключевые слова и т. д.. 5