Некоторые преимущества использования системных файлов для управления данными:

• Организация информации. 1 Системные файлы помогают структурировать данные и облегчают их извлечение. 1
• Управление пространством на диске. 5 Некоторые файловые системы позволяют контролировать свободное место, предотвращать фрагментацию данных. 35
• Обеспечение безопасности. 5 Некоторые файловые системы предоставляют механизмы сжатия и шифрования файлов, что защищает информацию от несанкционированного доступа. 5
• Поддержка многоуровневой структуры каталогов. 45 Можно сопоставить каталог или цепочку каталогов с пользователем, подразделением, проектом и т. д. и образовывать в этом каталоге файлы или каталоги, не опасаясь коллизий с именами других файлов или каталогов. 4

Некоторые недостатки использования системных файлов для управления данными:

• Избыточность данных. 12 Каждое приложение имеет свой собственный файл данных, поэтому одни и те же данные, возможно, придётся записывать и сохранять много раз. 1
• Ограниченный обмен данными. 1
• Проблемы с параллельностью. 2 Два или более пользователей могут просматривать один и тот же файл одновременно, но проблема возникает, когда они пытаются обновить один и тот же файл одновременно. 2
• Сложности с представлением данных. 2 Данные, хранящиеся в файлах, должны быть представлены таким образом, чтобы каждый пользователь мог чётко и легко понять эти данные. 2
• Сложности с защитой данных. 2 Защита данных значительно снижена по различным причинам, таким как избыточность данных, ручное хранение данных, лёгкий доступ к конфиденциальным данным неавторизованных сторон и т. д.. 2