Какие преимущества и недостатки есть у разных платформ для управления документами?

Возможно, имелись в виду системы электронного документооборота (СЭД). 15 Некоторые преимущества таких платформ:

• Оптимизация бизнес-процессов. 5 Движение документов ускоряется и становится прозрачным для всех участников СЭД. 5
• Экономия времени. 5 Сокращаются трудозатраты на выполнение рутинных задач: ввод, обработку, согласование, корректировку, регистрацию документов. 1
• Снижение затрат. 5 Не нужно платить за курьерскую доставку, тратить деньги на бумагу, картриджи, папки и прочие расходники. 5
• Повышение безопасности. 5 Электронный документ нельзя физически потерять или повредить, а передача данных защищена шифрованием. 5
• Упрощение подачи документов в государственные контролирующие органы. 5 Документация с электронной подписью имеет юридическую значимость, её можно подавать в суды и другие госорганы. 5
• Экономия площади. 5 Для электронных документов не требуется отдельное архивное помещение, все они сохраняются на сервере. 5
• Уменьшение количества ошибок. 5 Сервис сигнализирует исполнителю о некорректном формате документа. 5
• Улучшение исполнительской дисциплины. 5 СЭД помогает руководителям контролировать весь процесс работы и соблюдение сроков. 5

Некоторые недостатки использования СЭД:

• высокая стоимость внедрения; 5
• затраты на сопровождение системы; 5
• необходимость обучения персонала; 15
• риски повреждения базы данных и проблема сохранности информации; 5
• необходимость дублирования электронных документов в бумажной версии, которая может возникать при работе с контрагентами; 5
• проблема разграничения прав доступа к документам. 5

Выбор конкретной платформы для управления документами зависит от особенностей бизнеса, так как весь функционал СЭД не всегда необходим. 3