Некоторые преимущества использования электронных архивов документов:

• Простота и удобство использования. 1 Для доступа к необходимому документу достаточно пары кликов. 1 Документы в базе хранилища можно сортировать по определённому признаку: по названию, дате и т. п.. 1
• Высокий уровень безопасности. 1 Получить доступ к файлам и внести в них изменения могут лишь автоматизированные системы. 1 Пользовательские права ограничены возможностью читать документы. 1
• Возможность быстрого ответа на запросы надзорных органов. 1 Структура электронного архива позволяет максимально быстро найти нужный документ и отправить его по запросу ведомства. 1
• Широкие возможности масштабирования. 1 С увеличением объёма документов достаточно приобрести ещё один носитель и подключить его к общей архивной системе. 1
• Защита документации от порчи, утраты или уничтожения. 3 Электронные документы, в отличие от бумажных аналогов, не пострадают при внезапном затоплении или пожаре, а также вследствие кражи или умышленного вредительства. 3
• Возможность удалённого доступа к архиву. 3 Актуально при совместной работе над проектом специалистов различных подразделений, при проведении проверок, управленческого учёта и т. д.. 3
• Возможность контроля доступа к документации. 3 Система покажет, какой пользователь смотрел тот или иной документ и когда это было. 3
• Сокращение финансовых затрат, связанных с архивированием и содержанием архива. 3