Некоторые преимущества электронного хранения персональных документов:

• Надёжная защита от несанкционированного доступа посторонних лиц. 1 Доступ к документам есть только у автоматизированных систем, риск несанкционированного доступа и уничтожения важных документов сведён к минимуму. 3
• Быстрый поиск нужных документов благодаря вводу определённых параметров запроса. 1
• Экономия места. 1 Не нужно выделять под архив дополнительное помещение или даже отдельный шкаф. 1
• Защита документации от порчи, утраты или уничтожения. 1 Электронные документы, в отличие от бумажных аналогов, не пострадают при внезапном затоплении или пожаре, а также вследствие кражи или умышленного вредительства. 1
• Возможность удалённого доступа к архиву. 1 Это актуально при совместной работе над проектом специалистов различных подразделений, при проведении проверок, управленческого учёта и т. д.. 1
• Возможность контроля доступа к документации. 1 Система покажет, какой пользователь смотрел тот или иной документ и когда это было. 1
• Сокращение финансовых затрат, связанных с архивированием и содержанием архива. 1