Некоторые преимущества электронного хранения документов:

• Экономия офисного пространства. 1 Сервер с базой данных занимает меньше места, чем склад бумажных дел. 1
• Доступ к архиву прямо с рабочего места сотрудника, а также удалённо из любой точки мира, где есть интернет. 1
• Быстрый поиск документов. 15 Можно использовать разные способы: по атрибутам, категориям, автору, дате и т. п., а также по содержимому. 1
• Возможность хранения в одном архиве документации разного типа: бухгалтерской, распорядительной, кадровой, проектной и т. п.. 1
• Моментальное копирование и пересылка документов по электронной почте и другим каналам. 1
• Защита от непреднамеренного удаления и повреждения документов. 1
• Возможность оперативно напечатать любое количество бумажных копий документа. 1
• Одновременная работа с одним и тем же документом неограниченного количества пользователей. 1
• Сохранность документов за счёт резервного копирования базы данных. 1
• Исключение несанкционированного доступа к документам за счёт использования многоуровневого контроля доступа. 1
• Непрерывное протоколирование действий пользователей: автоматически собирается информация о том, кто и когда обращался к тем или иным документам и что с ними делал. 1