Основные отличия между ручным и автоматизированным сохранением документов:

• Трудозатраты и вероятность ошибок. 1 При ручном сохранении документов дело печатается, переплетается, создаётся обложка, внутренняя опись и лист-заверитель. 1 При большом объёме работ это занимает значительное время и не исключает ошибок. 1 В то время как при автоматизированном сохранении с помощью систем электронного документооборота (СЭД) многие данные подставляются автоматически и являются уже проверенной информацией. 1
• Формирование архива. 1 При ручном сохранении документы формируются в дела, для чего нужно вручную проверять правильность оформления и соответствие количества бумаг, включенных в опись, номенклатуре дел. 1 При автоматизированном сохранении в СЭД формирование архива происходит автоматически, без необходимости предпринимать дополнительные шаги. 1
• Жизненный цикл документов. 45 В рамках автоматизированной системы документ имеет непрерывный жизненный цикл от создания до уничтожения. 5 На протяжении всего жизненного цикла, в том числе в течение всего срока хранения, формируются связанные с документом метаданные. 5