Какие основные методы организации документов в Office 365

Некоторые основные методы организации документов в Office 365:

• Определение чёткой структуры папок. 1 Это помогает пользователям легко находить и организовывать документы. 1 При разработке структуры папок важно учитывать потребности и рабочие процессы команды. 1
• Использование описательных имён файлов. 1 Включение ключевых слов и релевантных деталей в имена файлов значительно улучшает поиск и сокращает время, затрачиваемое на поиск конкретных документов. 1
• Контроль версий. 14 Каждый раз, когда документ редактируется и сохраняется, автоматически создаётся новая версия, при этом сохраняется предыдущая. 1 Это позволяет отслеживать изменения и при необходимости восстанавливать предыдущие версии. 1
• Отслеживание изменений. 1 Функция позволяет пользователям просматривать, принимать или отклонять изменения, сделанные другими. 1 Это облегчает совместную работу над документами без потери исходного содержания или контекста. 1
• Автоматизация рабочих процессов с помощью Power Automate. 24 Можно создавать автоматизированные рабочие процессы для оптимизации процессов обзора и утверждения документов, автоматически направлять документы на необходимые утверждения и обеспечивать соответствие организационным политикам и процедурам. 4
• Интеграция с Microsoft Teams. 2 Библиотеки SharePoint могут быть интегрированы непосредственно в каналы Microsoft Teams, что позволяет хранить соответствующие документы вместе с разговорами о проекте и создавать контекстно-ориентированное рабочее пространство для команд. 2