Некоторые ключевые критерии, которые стоит учитывать при выборе системы электронного документооборота (СЭД):

• Автоматизация работы необходимого количества пользователей. 1 Система должна работать быстро, без значительных сбоев и потерь данных. 1
• Автоматизация определённого перечня процессов и процедур. 1 Важно определить, какие именно процессы и процедуры компании нужно автоматизировать в результате внедрения СЭД. 1
• Организация удалённой работы пользователей с документами и информацией. 1 Особенно если у компании территориально распределённая структура. 1
• Возможность интеграции новой системы в информационную среду компании. 1
• Организация хранения большого массива документов и информации в электронном виде. 1
• Возможность применения «облачных» технологий. 1 При этом важно учитывать условия по информационной безопасности. 1
• Гибкость системы. 3 Она должна иметь возможность адаптироваться под специфические задачи. 3
• Способность системы к дальнейшему расширению функционала и модернизации. 3 Чтобы не выводить установленные системы из эксплуатации, они должны изначально обладать набором средств для расширения. 3
• Стоимость владения системой. 2 Нужно учесть общую стоимость покупки лицензий, администрирования, расширения системы, технической поддержки и обновления, аппаратного обеспечения и пр.. 2
• Удобное использование системы. 3 Интуитивно понятный интерфейс, лёгкость настройки, скорость загрузки страниц способствуют результативному выполнению задачи и улучшают пользовательский опыт. 3