Для защиты данных в системе электронного документооборота (ЭДО) можно предпринять следующие меры:

• Выстроить отдельные маршруты для документов с повышенным уровнем конфиденциальности. 1
• Использовать электронную подпись и ограничить доступ к ней. 1 После подписания документов с помощью электронной подписи их невозможно корректировать. 5
• Применить двухфакторную аутентификацию. 15 Например, вход можно подтверждать с помощью короткого СМС-сообщения. 5
• Шифровать документы. 15 При большом потоке документов для шифрования можно использовать аппаратные средства — поточные шифраторы. 1
• Учитывать хранение данных и документов, назначать ответственных. 1 Так можно отследить, кто и когда получал доступ к чувствительной информации. 1
• Настроить регулярное резервное копирование. 2 В современных системах ЭДО формируется не менее трёх резервных копий каждого документа, а также регулярные бэкапы всех баз данных. 2
• Использовать антивирусное ПО и регулярно обновлять его. 12

Также важно подготовить персонал, в особенности ИТ-администраторов, к работе с конфиденциальной информацией. 1