Для внедрения электронного документооборота (ЭДО) в компании рекомендуется выполнить следующие шаги: 4

1. Анализ ситуации. 4 Нужно оценить текущий сценарий документооборота. 4 Это поможет заранее выбрать ответственных и выстроить эффективную систему с учётом перевода компании на ЭДО. 4 Важно проанализировать законодательные и принятые внутри предприятия требования, а также готовность контрагентов перейти на ЭДО. 4
2. Составление запросов к оператору ЭДО. 4 В компании определяют перечень услуг, которые нужны для эффективной работы. 4 Например, если контрагенты подключены к разным операторам ЭДО, значит, нужно найти провайдера, предоставляющего роуминг. 4
3. Проверка и обеспечение рабочих мест сотрудников. 4 Нужно проверить доступ к глобальной сети, состояние оборудования и комплектацию. 4
4. Назначение ответственных и инструктаж. 4 Понадобится выбрать подразделения, которые будут участвовать в электронном документообороте, составить инструкции и провести обучение. 4 Следует уделить внимание правилам использования электронной подписи. 4
5. Подготовка положения об электронном документообороте. 5 Руководству потребуется подготовить положение о работе с электронными данными. 5 Это инструкция для сотрудников, которые будут использовать систему ЭДО. 5
6. Приказ о переходе на электронный документооборот. 5 Именно с указанной в приказе даты система ЭДО становится обязательной для сотрудников. 5

Внедрение электронного документооборота в организации происходит поэтапно: на ЭДО по очереди переводят либо разные отделы, либо разные категории документов. 5