Система электронного документооборота в современной поликлинике устроена следующим образом: 13

1. Определение формата. 1 Клиника вправе выбирать подходящий ей формат электронного медицинского документооборота (ЭМДО) — полный или частичный. 1
2. Получение цифровых подписей. 1 Медперсоналу потребуется получить электронные подписи в специализированном аккредитованном учреждении. 1 Сотрудник, сформировавший документ, ставит свою усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). 1 Если требуется дополнительно заверить документ другими медработниками, каждый ставит свою УКЭП. 1
3. Регистрация документов в Реестре электронной медицинской документации ЕГИСЗ Минздрава РФ. 12 После формирования документа сотрудники клиники должны в течение одного рабочего дня зарегистрировать его в реестре. 1 Этим действием подтверждается достоверность сведений о документе и обеспечивается законное хранение документа даже после истечения срока действия цифровой подписи. 1
4. Взаимодействие с пациентом. 12 Электронный медицинский документ по итогу визита пациента к врачу формируется в медицинской информационной системе и далее выдаётся пациенту на руки удобным для него способом. 2 При необходимости можно распечатать электронный медицинский документ, заверить печатью медицинской организации и выдать бумажную копию электронного документа на руки пациенту. 2

Система электронного документооборота в поликлинике обеспечивает автоматизацию формирования документов в форматах, соответствующих требованиям законодательства, хранение документации в электронном архиве, а также возможность совместного одновременного доступа к документам и отслеживания их статуса. 3