Технология OCR (оптическое распознавание символов) помогает оптимизировать документооборот несколькими способами:

• Автоматизация ввода данных. 15 OCR выделяет необходимые атрибуты из поступающих документов и передаёт их в целевую систему в требуемом формате. 15 Это ускоряет процесс обработки документов и снижает количество ошибок, связанных с ручным вводом. 15
• Дополнительные проверки при вводе данных. 1 OCR может выполнять сопутствующие задачи, такие как проверка наличия необходимых печатей и подписей, а также проверка комплектности пакета документов. 1 Это помогает повысить точность и полноту вводимой информации. 1
• Распознавание и сверка текста в согласованных и подписанных договорах. 1 OCR позволяет сравнивать текст в различных версиях договора, подписанных обеими сторонами, что способствует повышению юридической безопасности и снижению рисков мошенничества со стороны контрагентов. 1
• Полнотекстовое распознавание в отсканированных материалах или фотографиях документов. 1 OCR обеспечивает возможность поиска по содержимому ранее бумажных документов. 1 Используется, например, при оцифровке бумажного архива. 1
• Улучшение возможности поиска. 3 После преобразования текста OCR делает документы доступными для поиска по ключевым запросам. 3 Это позволяет сотрудникам быстро находить конкретные документы в обширных базах данных. 3

Кроме того, OCR упрощает хранение, поиск и систематизацию документов, что в целом способствует более плавным рабочим процессам и улучшенной совместной работе. 3