Как технологии электронного документооборота меняют процесс подписания документов?

Технологии электронного документооборота (ЭДО) меняют процесс подписания документов, упрощая и ускоряя его. 14 Некоторые преимущества:

• Совместная работа над документом. 2 В работе могут принимать участие сразу несколько сотрудников одновременно, без пересылки по электронной почте или передачи бумажных носителей. 2
• Настройка уровней доступа. 2 Администратор устанавливает роли и разрешения в системе. 2 Для каждого документа можно выбрать сотрудников, у которых будет доступ, а также отделы, которые должны согласовать документ перед подписанием. 2
• Прозрачность процесса. 2 Все этапы работы с документом фиксируются. 2 Происходит фиксация как факта работы над документом конкретного сотрудника, так и всех внесённых изменений в документ. 2 Участники согласования получают уведомления об изменениях. 2
• Гибкий маршрут движения документов. 2 Может быть как типовым, так и настраиваться под конкретные бизнес-процессы и документы. 2
• Минимизация «человеческого фактора». 4 В системах ЭДО документы сложно потерять, также всегда виден их статус и ответственные. 4
• Предупреждение возможных ошибок. 4 Например, сервис не позволит подписать документ неуполномоченному лицу или ввести некорректную дату. 4

В результате внедрение ЭДО позволяет сократить затраты на подготовку, согласование и утверждение документов, а также ускорить процесс подписания. 24