Современные технологии положительно влияют на работу делопроизводителей, позволяя автоматизировать различные процессы и повышать эффективность управления. 15 Некоторые из таких влияний:

• Создание документов. 1 Документы можно создавать в офисных текстовых редакторах или специальных системах, где запоминаются и отмечаются все правки и комментарии участников разработки. 1
• Передача на согласование и визирование. 1 Проект документа передаётся от подразделения к подразделению в считанные секунды. 1 Ознакомиться с ним можно в удобном формате, а если система документооборота позволяет работать с мобильных устройств, то и в любом месте. 1
• Хранение и поиск. 1 Все документы хранятся в единой базе, где для большей безопасности создаются резервные копии. 1 Поиск нужного документа по дате, названию, номеру занимает несколько минут. 1
• Контроль в реальном времени. 1 Системы делопроизводства и документооборота позволяют контролировать сроки рассмотрения, визирования и исполнения документа. 1
• Внешнее взаимодействие. 1 Стало возможным взаимодействие в системе не только между внутренними структурными подразделениями организации, но и с другими предприятиями и учреждениями. 1
• Автоматическая классификация документов. 2 Настройка автоматической классификации с помощью технологий машинного обучения и искусственного интеллекта экономит время и помогает избежать неточностей, связанных с человеческим фактором. 2

В целом современная организация делопроизводства и документооборота позволяет сэкономить затраты рабочего времени сотрудников, повысить эффективность управления и производительность труда. 1