Электронные документы в документообороте предприятий работают следующим образом: 4

1. Отправитель создаёт документ, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет контрагенту. 4 Если получатель ещё не пользуется технологией электронного документооборота, то получит на электронную почту приглашение зарегистрироваться. 4
2. Контрагент получает документ, утверждает его или отклоняет, указав причину. 4
3. Отправитель получает подписанный контрагентом экземпляр. 4 Если были замечания, исправляет документ и отправляет корректировку либо генерирует новый электронный документ. 4

Особенности электронных документов:

• Создаются сразу в таком виде на компьютере или в сервисе ЭДО. 1 То есть обычный скан бумажного счёта не будет считаться электронным документом, его нельзя представить в госорганы или суд. 1
• Имеют персональную метку — электронную подпись. 1 Она подтверждает, что документы юридически значимы, а сделки — законны. 1
• Передаются мгновенно на любые расстояния. 1

Для передачи данных операторы применяют защищённые программы и каналы связи, что способствует сохранению безопасности документов. 2