Система защищённого документооборота на базе электронной цифровой подписи (ЭЦП) работает с использованием открытого и закрытого ключей шифрования. 14

Закрытый ключ известен исключительно лицу, которое подписывает документ, и нужен для формирования ЭЦП. 1 Открытый ключ доступен всем участникам системы и требуется для расшифровки. 1

Процесс подписания документа с помощью ЭЦП происходит в несколько этапов: 4

1. Создание хэша. 4 Электронная подпись ставится на сжатую версию документа — хэш. 4 Это сокращает время шифрования, так как хэш файла весит меньше, чем сам файл. 4
2. Шифрование хэша. 4 Закрытый ключ шифрует хэш и передаёт получателю вместе с сертификатом электронной подписи. 4
3. Расшифровка информации. 4 Открытый ключ ЭП адресата расшифровывает информацию и проверяет подлинность сертификата отправителя. 4

Подписывать документы с помощью ЭЦП могут сотрудники, у которых есть соответствующий доступ. 1 Как правило, в крупных организациях существует разделение по группам доступа, так как просто передавать закрытый ключ доверенному лицу слишком рискованно. 1

Подделать сертификат невозможно, так как его заверяют в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязью РФ. 1 Его функции включают проверку личности, изготовление сертификата и управление его жизненным циклом. 1

Таким образом, использование ЭЦП обеспечивает дополнительную безопасность, предотвращая фальсификацию или несанкционированный доступ. 1