Система управления счетами-фактурами в современных системах электронной коммерции работает на основе систем электронного документооборота (ЭДО). 23

Процесс выставления счетов-фактур в электронной форме: 3

1. Продавец создаёт счёт-фактуру, подписывает его электронной подписью. 3
2. Продавец направляет покупателю счёт-фактуру через систему ЭДО, мессенджер, электронную почту. 3
3. Покупатель проверяет документ. 3 Если в нём есть ошибки, уведомляет об этом продавца. 3 Тогда документ переоформляется, и процесс повторяется. 3
4. Если счёт-фактура составлен правильно, то покупатель подписывает его со своей стороны. 3
5. Оператор ЭДО направляет в ФНС информацию о зарегистрированных счетах-фактурах по запросу фискального органа или автоматически. 3

Некоторые преимущества использования электронных счетов-фактур:

• Экономия ресурсов. 2 Автоматизация процессов обработки документов сокращает трудозатраты бухгалтерии и высвобождает время для решения более важных задач. 2
• Минимизация ошибок. 2 Автоматическая проверка данных при формировании электронных счетов-фактур исключает риск допущения ошибок, связанных с «человеческим фактором» (опечатки, неточности). 2
• Прозрачность и оперативный контроль. 2 Системы электронного документооборота позволяют отслеживать статус электронных счетов-фактур в режиме реального времени на всех этапах движения документа: от момента отправки до подтверждения получения и подписания контрагентом. 2
• Неоспоримая юридическая сила. 2 Электронная счёт-фактура подписывается квалифицированной электронной подписью, что приравнивает его к документу, подписанному собственноручно, и гарантирует защиту от подделки. 2