Система управления документами DMS в бизнесе работает следующим образом: она предоставляет централизованное хранилище для всех документов организации, обеспечивая удобный доступ к ним в любое время и с любого устройства. 3

Кроме того, DMS позволяет автоматизировать многие процессы работы с документами, такие как утверждение, рассылка и архивация. 3

Некоторые функции системы:

• Создание документов. 1 Система позволяет создавать приказы, письма, служебные записки и другие документы сферы управления. 1
• Хранение документов. 1 Система обеспечивает хранение в базе данных, индексируя документы по атрибутам-классификаторам (источник, тип документа, тема и т.п.). 1
• Передача (рассылка) документов. 1 Система позволяет передавать документы по назначению, в том числе возможна передача группе адресатов. 1
• Доступ к документам по запросу. 1 Система обеспечивает возможность удалённого доступа к базе данных документов, а также поиск по ключевым словам и словосочетаниям. 1
• Контроль исполнения поручений, инициированных документами. 1 Система позволяет отслеживать, как выполняются поручения, связанные с документами. 1
• Планирование распорядка дня и сопровождение хода его выполнения. 1

Также DMS предоставляет инструменты для контроля доступа, аудита и шифрования, чтобы обеспечить безопасность конфиденциальной информации. 3