Система отзыва электронных писем в корпоративной почте, например в Outlook, работает следующим образом: 12

1. Пользователь переходит в папку «Отправленные» и находит письмо, которое нужно отозвать. 14
2. Открывает это письмо двойным щелчком. 1
3. Находит на панели кнопку «Действия» (Actions). 1
4. Выбирает «Отозвать сообщение» (Recall This Message). 1
5. В появившемся запросе выбирает действие: удалить непрочитанное письмо в ящиках получателей или удалить непрочитанное письмо и заменить его новым. 2 В этом случае можно отредактировать исходное письмо и отправить его заново. 2

Некоторые условия, при которых работает система отзыва:

• Почтовый ящик и ящик получателя находятся в одной организации Exchange. 2 Если письмо отправлено на адрес внешнего получателя, система не сработает. 1
• Outlook у получателя запущен, и получатель не успел открыть письмо. 1 Во всех остальных случаях получатель увидит уведомление о том, что письмо пытались отозвать, но с исходным письмом ничего не произойдёт. 1
• Письмо находится в папке «Входящие» и не было перемещено в другую папку почтовыми правилами Exchange/Outlook или вручную пользователем. 2
• У пользователя не включён режим кэширования или автономный режим. 2

Если письмо отозвано успешно, оно исчезнет из папки «Входящие» ящика получателя. 2