Система отслеживания изменений в документах работает путём создания и отслеживания пошаговых изменений в документе. 1 Когда пользователь вносит обновление, система сохраняет его как новую версию, не удаляя предыдущие. 1

Это позволяет иметь подробную историю правок, обеспечивая прозрачность и простоту восстановления в случае, если что-то пойдёт не так. 1

Некоторые основные принципы работы системы отслеживания изменений:

• Уникальные номера версий. 3 Каждая версия документации обычно имеет свой уникальный номер или метку (например, «1.0», «1.1», «2.0» и т. д.), что позволяет идентифицировать её. 3
• Описание изменений. 3 Часто версии документации сопровождаются описанием изменений, чтобы пользователи могли понять, что именно изменилось. 3
• Управление доступом. 3 Некоторые системы отслеживания изменений могут предоставлять управление доступом, позволяющее определённым пользователям или группам управлять доступом к различным версиям. 3
• Хранение и архивирование. 3 Все версии документации хранятся и архивируются для последующего доступа и восстановления при необходимости. 3