Система обработки электронных писем в современных почтовых сервисах работает следующим образом: 3

1. Пользователь входит в свою электронную почту (веб-почта, мобильное устройство или настольный клиент), открывает composer, указывает тему, вводит содержимое письма, выбирает получателей и нажимает «Отправить». 3
2. Почтовый клиент подключается к SMTP-серверу исходящей почты на основе используемой учётной записи электронной почты. 3
3. Почтовый клиент передаёт электронное письмо в формате MIME на исходящий SMTP-сервер. 3
4. Исходящий SMTP проверяет данные отправителя и обрабатывает сообщение для отправки. 3 Он также проверяет размер вложения и соответствует ли электронное письмо политике исходящей электронной почты, установленной для конкретной учётной записи. 3
5. SMTP-сервер просматривает DNS-записи домена и извлекает информацию о MX-записях серверов-получателей. 3
6. Затем SMTP-сервер соединяется с почтовым сервером получателя MTA и отправляет электронное письмо по протоколу SMTP. 3
7. Сервер получателя выполняет различные проверки, включая проверку на наличие спама и вирусов, для электронного письма и принимает его в соответствии со своими политиками защиты от нежелательной почты и вирусов. 3
8. Затем сервер получателей проверяет учётную запись получателя и доставляет электронное письмо в учётную запись электронной почты пользователя на основе политик входящей электронной почты, установленных для учётной записи. 3
9. Пользователь просматривает полученное электронное письмо с помощью своего почтового клиента. 3

Для обработки и передачи электронных писем почтовые серверы используют три протокола: 1

1. Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) передаёт данные из клиента почтовому серверу. 1
2. Post Office Protocol 3 (POP3) принимает данные, хранящиеся на сервере, и доставляет их до конечного получателя. 1
3. Internet Message Access Protocol (IMAP) позволяет извлечь сообщение из базы данных сервера. 1 Этот протокол более современный и удобный, его преимущество — возможность работать с почтой прямо на сервере без предварительного сохранения на локальном носителе. 1