Система обновления и поддержки актуальности данных в справочных системах работает следующим образом:

1. Мониторинг изменений в источниках, используемых для сбора информации об объектах систематизации (классификации). 1 Оператор регулярно отслеживает эти изменения с учётом периодичности пересмотра справочника, установленной в его паспорте. 1
2. Анализ предложений об актуализации справочников, поступивших от уполномоченных органов, департаментов и пользователей системы. 1
3. Внесение изменений в справочник в случае наличия указанных изменений. 1 При наличии изменений в доверенном источнике также выполняется гармонизация справочников. 1

В некоторых справочных системах есть два подхода к включению новых документов в информационные банки: 3

1. Формирование новой версии в организации, распространяющей систему, с последующей её перезаписью на компьютеры пользователей. 3
2. «Кусочное» пополнение, когда в информационные банки пользователя в соответствии со специальным режимом обновления дописываются только новые документы. 3

Также для поддержания актуальности данных могут использоваться дата-контракты, в которых фиксируются метаданные, описание и тип обновления, глубина хранения, время готовности данных. 5 В рамках контракта источник данных уведомляет потребителей о планируемых изменениях в объектах и следит за качеством данных. 5