Система хранения удалённых писем в современных почтовых сервисах работает следующим образом: после удаления письмо хранится в папке архива «Удалённые» до тех пор, пока пользователь не удалит его вручную или это не произойдёт автоматически согласно политикам хранения. 3

Например, в Microsoft Exchange после удаления письмо хранится в корзине почтового ящика две недели, а по истечении срока попадает в папку для восстановления, где существует ещё месяц. 5 Предполагается, что этого времени достаточно, чтобы пользователь сориентировался и вернул нужную информацию. 5

Также в некоторых сервисах, например Gmail, после удаления письмо попадает в папку «Корзина», где будет храниться в течение тридцати дней. 2 Если пользователь не успеет до окончания этого периода зайти в электронную почту и восстановить письмо, то почтовая служба автоматически удалит сообщения из папки «Корзина». 2

Ещё один способ сохранить удалённые письма — создать резервную копию. 2 Например, в Google для этого можно воспользоваться проектом Google Takeout, который позволяет скачать архив электронных писем и сохранить его на компьютер или в сетевое облачное хранилище данных. 2