Система хранения писем в почтовых сервисах работает с помощью почтового сервера и почтового клиента. 4

Процесс работы почтового сервера включает несколько этапов: 4

1. Создание и отправка сообщения. 4 Когда пользователь создаёт письмо в программе электронной почты, оно передаётся на исходящий сервер, работающий по протоколу SMTP. 4 Этот сервер проверяет правильность указанного адреса получателя, кодирует сообщение для передачи через интернет, направляет письмо на сервер получателя, используя систему доменных имён (DNS) для определения местонахождения нужного сервера. 4
2. Приём сообщения сервером получателя. 4 После доставки письмо обрабатывается входящим сервером получателя. 4 Для этого используются протоколы POP3 или IMAP. 4 Эти протоколы определяют, как письмо будет доставлено в почтовый ящик: 4

• POP3 скачивает письмо на устройство пользователя, удаляя его с сервера. 4
• IMAP сохраняет письмо на сервере, обеспечивая доступ с разных устройств. 4

1. Обработка и фильтрация. 4 Почтовый сервер выполняет обработку писем, чтобы убедиться в отсутствии вредоносного кода, отфильтровать нежелательные письма (спам), проверить сертификаты для подтверждения подлинности сообщения. 4
2. Доставка пользователю. 4 Пользователь подключается к серверу программы электронной почты для получения писем. 4 Сервер аутентифицирует пользователя и предоставляет доступ только к его сообщениям. 4

После того как сообщение достигает почтового сервера, оно временно хранится в очереди или специальных почтовых ящиках (inbox), пока получатель не сможет его прочитать. 5