Система электронной подписи в электронных счетах-фактурах (ЭСФ) работает благодаря системе электронного документооборота (ЭДО). 1 Для работы с ЭСФ необходимо подключиться к системе и получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) в аккредитованном удостоверяющем центре. 1

Схема обмена ЭСФ: 1

1. Продавец формирует ЭСФ в своей системе ЭДО, подписывает его КЭП и направляет покупателю. 1 Для завершения документооборота поставщик должен дождаться уведомления от покупателя о получении электронного документа. 3
2. Оператор ЭДО выступает в роли доверенного посредника, обеспечивает доставку документа, конфиденциальность передачи данных и юридическую значимость операции. 1 Оператор координирует доставку файла, проверяет соответствие утверждённому ФНС формату и регистрирует даты отправки и получения. 3
3. Покупатель получает ЭСФ в своей системе ЭДО, проверяет содержание и, в случае согласия с условиями, подписывает документ своей КЭП. 1

Штамп электронной подписи в ЭСФ может быть представлен в виде уникальной последовательности символов или графического изображения. 1 Он содержит ключевую информацию: номер сертификата ключа ЭП, ФИО владельца сертификата, срок его действия и подтверждение факта подписания документа электронной подписью. 1

ЭСФ подписывается КЭП, что приравнивает документ к подписанному собственноручно и гарантирует защиту от подделки. 1