Система электронной подписи на примере MS Word работает с использованием сертификата, который используется для формирования подписи. 12

Процесс создания электронной подписи в MS Word (на примере версии 2016): 1

1. Открыть документ, который нужно подписать, в MS Word. 1
2. В верхнем меню выбрать «Вставка» / «Строка подписи», появится окошко «Настройка подписи». 1
3. Указать необходимые реквизиты (ФИО, дату и т. п.). 1 Из реквизитов нужно выбрать только минимум, так как штамп подписи может получиться нечитаемым, если его перегрузить дополнительной информацией. 1
4. Нажать «ОК». 1
5. В позиции курсора добавится прямоугольник электронной подписи. 1 Этот объект имеет свойства, похожие на рисунок — можно менять его размеры, координаты, обтекание и т. п.. 1
6. Правой кнопкой мыши кликнуть внутри рамки подписи и выбрать в появившемся меню «Рисунок». 1
7. Открыть окно настройки формата рисунка. 1 В нём можно указать размеры и обтекание текстом. 1 Во вкладке «Макет» выбрать вариант обтекания «Перед текстом». 1
8. Можно свободно перетаскивать подпись в любое место документа, а также изменять размер. 1
9. Разместить подпись в верхний угол так, чтобы она не закрывала текст документа. 1
10. Кликнуть правой кнопкой мыши и в меню выбрать «Подписать». 1
11. Появится сообщение о необходимости сохранения файла. 1 Подписанный файл обязательно должен быть сохранён и после сохранения не должен изменяться, иначе подпись станет недействительной. 1
12. При подписании необходимо указать сертификат электронной подписи, рекомендуется выбрать рисунок, а также можно задать дополнительные сведения. 1
13. Нажать кнопку «Подписать». 1
14. Получить подписанный документ, о чём свидетельствует жёлтая информационная плашка. 1

Чтобы проверить электронную подпись, нужно заново открыть документ, появится боковая панель, на которой видно, кто и когда подписывал документ. 1 Также на боковой панели можно посмотреть состав подписи (дополнительные поля), посмотреть сведения о сертификате и т. п.. 1