Классический жизненный цикл документа в системе электронного документооборота (СЭД) включает следующие этапы: 1

1. Создание. 1 Документ можно создать вручную или с помощью настроенного заранее шаблона. 1
2. Согласование. 1 Файл автоматически направляется на согласование заинтересованным лицам по заранее заданному маршруту. 1 Участники процесса получают уведомления и версии для рецензии. 1
3. Регистрация. 1 Документ регистрируется в системе, ему присваивается уникальный идентификатор и он вносится в электронный реестр для отслеживания. 1
4. Утверждение. 1 После согласования документ передаётся на утверждение ответственным лицам, которые подписывают его с помощью электронной подписи. 1 Если это внешний документооборот, то после подписания файл автоматически перенаправляется контрагенту. 1
5. Хранение. 1 После утверждения документ попадает в электронный архив. 1 Все данные о нём хранятся в его карточке: история изменений, выданные копии, данные о местонахождении оригиналов, взаимосвязь с клиентом, проектом или задачей. 1
6. Использование. 1 Файл всегда доступен для использования в рабочих процессах, могут меняться статус и назначаться дополнительные задачи. 1
7. Актуализация. 1 При необходимости документ можно обновить, его новая версия будет зарегистрирована в системе. 1

Процесс может варьироваться в зависимости от конкретной СЭД и потребностей организации. 5