Как работает система электронного документооборота (СЭД) на разных этапах жизненного цикла документа?

Классический жизненный цикл документа в системе электронного документооборота (СЭД) включает следующие этапы: 1forma.ru

1. Создание. 1forma.ru Документ можно создать вручную или с помощью настроенного заранее шаблона. 1forma.ru
2. Согласование. 1forma.ru Файл автоматически направляется на согласование заинтересованным лицам по заранее заданному маршруту. 1forma.ru Участники процесса получают уведомления и версии для рецензии. 1forma.ru
3. Регистрация. 1forma.ru Документ регистрируется в системе, ему присваивается уникальный идентификатор и он вносится в электронный реестр для отслеживания. 1forma.ru
4. Утверждение. 1forma.ru После согласования документ передаётся на утверждение ответственным лицам, которые подписывают его с помощью электронной подписи. 1forma.ru Если это внешний документооборот, то после подписания файл автоматически перенаправляется контрагенту. 1forma.ru
5. Хранение. 1forma.ru После утверждения документ попадает в электронный архив. 1forma.ru Все данные о нём хранятся в его карточке: история изменений, выданные копии, данные о местонахождении оригиналов, взаимосвязь с клиентом, проектом или задачей. 1forma.ru
6. Использование. 1forma.ru Файл всегда доступен для использования в рабочих процессах, могут меняться статус и назначаться дополнительные задачи. 1forma.ru
7. Актуализация. 1forma.ru При необходимости документ можно обновить, его новая версия будет зарегистрирована в системе. 1forma.ru

Процесс может варьироваться в зависимости от конкретной СЭД и потребностей организации. promo.q-media.ru