Система электронного документооборота с машиночитаемыми доверенностями (МЧД) работает следующим образом: 12

1. Директор компании подписывает МЧД квалифицированной электронной подписью (КЭП). 1 В файле в формате XML указана информация о доверителе, уполномоченном работнике и полномочиях, которые он получает. 1
2. Когда сотрудник будет сдавать отчётность или заверять счета-фактуры, он приложит МЧД к пакету подписанных документов. 1 Так получатель документов узнает, кто подписал документы и есть ли у него на это полномочия. 2
3. Сотрудник может отправлять МЧД двумя способами: 1

• Отдельным файлом вместе с пакетом подписанных документов. 1
• Указать только номер МЧД, хранящейся в сторонней системе. 1 Например, в распределённом реестре ФНС. 1 В этом случае отправлять сам файл доверенности не нужно — получатель документов введёт номер МЧД и узнает необходимые данные. 1

1. Получатель машиночитаемой доверенности может проверить: 1

• срок действия доверенности; 1
• полномочия сотрудника, указанные в МЧД; 1
• электронную подпись директора, которой подписана МЧД. 1

Если у сотрудника изменились полномочия, директор может отозвать МЧД. 1 Для этого он направляет в информационную систему, где хранится МЧД, заявление на отзыв. 1 Сам сотрудник тоже может отказаться от полномочий. 1 Для этого ему нужно подписать отказ своим сертификатом. 1