Система электронного документооборота (СЭД) в государственных учреждениях работает следующим образом: 2

1. Регистрация документов. 2 Чаще всего её занимается специальный сотрудник или выделенное подразделение. 2
2. Рассмотрение документов. 2 Электронный образ документа передаётся средствами СЭД уполномоченному руководителю, который может сформировать резолюцию по исполнению данного документа. 2
3. Организация исполнения. 2 Особенность работы в государственных органах заключается в том, что документы исполняются на нескольких уровнях — когда резолюция руководителя верхнего уровня постепенно декомпозируется в набор резолюций руководителей в подчинённых подразделениях. 2

Некоторые другие функции СЭД в государственных учреждениях:

• Контроль исполнительской дисциплины. 1 С помощью СЭД можно проследить движение документа внутри организации и проконтролировать его обработку. 3
• Обработка обращений и исполнение поручений. 13 В системе решается большинство задач по обработке обращений и исполнению поручений, что позволяет контролировать выполнение установленных сроков. 3

Также СЭД в госучреждениях должны обеспечивать работу с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). 13 МЭДО обеспечивает взаимодействие внутри систем электронного документооборота, а СМЭВ позволяет органам власти всех уровней обмениваться данными, которые необходимы для оказания государственных услуг гражданам и организациям. 13