Система электронного документооборота (ЭДО) в России работает следующим образом: 1

1. Госорганы выдают лицензии, устанавливают правила ведения ЭДО, проводят проверки, ведут реестры и так далее. 1 Например, ФНС ведёт реестр доверенных операторов ЭДО. 1
2. Отправитель формирует электронный документ, подписывает его электронной подписью, при необходимости зашифровывает и направляет получателю через оператора. 1
3. Оператор отправителя фиксирует дату и время поступления документа и проверяет его (если есть такая договорённость). 1 Затем направляет документ оператору получателя — с указанием даты и времени отправления. 1
4. Оператор получателя делает то же самое со своей стороны и направляет документ получателю. 1

В результате у пользователя ЭДО и его контрагента остаётся документ с подписью обеих сторон. 2 Так можно проводить и закрывать сделки, заключать договоры, согласовывать акты выполненных работ или услуг. 2

Некоторые возможности системы ЭДО:

• хранение документов в единой базе; 2
• нахождение нужных файлов и выгрузка их на компьютер; 2
• вид текущего статуса каждого документа: подписан ли он, проходит согласование или вовсе отклонён; 2
• ограничение доступа работников к информации; 2
• работа с электронной документацией с любого устройства. 2