Система электронного документооборота (СЭД) в корпоративных сетях работает как единый механизм, где каждый документ проходит строго определённый маршрут. 1 Все действия с ним фиксируются в системе. 1 Это позволяет в любой момент узнать, на каком этапе обработки находится документ, кто и когда его редактировал, и какие управленческие решения по нему были приняты. 1

Упрощённая схема работы СЭД выглядит так: один пользователь создаёт документ и направляет его другому для обсуждения или ознакомления. 5 Тот его принимает, согласовывает или корректирует и в итоге подписывает электронной подписью. 5 Документ хранится в системе в качестве оригинала — распечатывать его не нужно. 5 Он доступен обоим пользователям, кроме того, доступ к нему при необходимости предоставляется и другим лицам. 5

Некоторые базовые функции СЭД: регистрация входящей и исходящей корреспонденции, контроль исполнения поручений, быстрый поиск нужных документов, разграничение доступа к файлам, возможность удалённой работы через браузер, интеграция с учётными системами, обмен документами с контрагентами, отправка на ознакомление и согласование, работа со счетами-фактурами и бухгалтерскими документами, создание электронной подписи, формирование отчётов и аналитики. 1