Система автоматизации документооборота на предприятиях работает следующим образом: позволяет с минимальным участием человека создавать, проводить и хранить договоры, платёжки, счета, акты, приказы, а также контролировать все этапы их редактирования, согласования или исполнения. 2

Некоторые особенности работы системы:

• Упорядочение движения документов. 1 В программе можно выстроить цепочку движения однотипных документов и контролировать её работу. 1 Для каждого вида имеются специальные формы, которые ускоряют процесс составления документации. 1
• Быстрый поиск документов. 14 Программный продукт позволяет быстро находить нужные сведения, отправлять их на рабочий стол коллег. 1 Хранящиеся файлы легко извлекаются за счёт удобного поиска по разным параметрам — название, содержание, номер документа и т. д.. 3
• Безопасные условия хранения. 1 При использовании автоматизированной системы документооборота исключена опасность потерять или испортить деловые бумаги, хранящиеся в электронном виде. 1
• Повышение качества работы. 1 Все рутинные процессы выполняет программа. 1 В свободное время сотрудники могут выполнять более серьёзные задачи, повышать квалификацию. 1

Процесс внедрения системы автоматизации документооборота состоит из нескольких этапов: 2

1. Выявление начальных процедур, которые необходимо выполнить. 2
2. Определение требований, предъявляемых к программе. 2
3. Формирование целей и задач фирмы, а также критериев соответствия ПО. 2
4. Обращение к интегратору — к компании-поставщику продукта. 2
5. Контроль за установкой и интеграцией с уже существующей IT-инфраструктурой. 2
6. Фиксация всех принимаемых мер. 2

Непосредственные работы по подключению системы выполняют специалисты, они же осуществляют пусконаладку и обучают персонал основам, а также проводят консультации. 2