Сетевой принтер работает по принципу, что все пользователи сети используют принтер — либо подключённый к какому-нибудь компьютеру сети, либо включённый непосредственно в сеть. 6

Первый вариант означает, что имеется выделенный компьютер, к которому через какой-либо порт (LPT, COM, USB, IEEE, IR) подключён принтер. 6 При этом все остальные машины в сети при обращении к этому принтеру вначале обращаются к компьютеру, выполняющему посылку данных на принтер. 6

Второй вариант, при котором принтер включён в сеть, означает, что в нём самом есть сетевая карточка и минимальные программные средства для переработки поступающей информации во внутренний формат. 6 Обычно такие принтеры имеют стандартный Web-адрес, который можно изменить. 6

От обычного принтера сетевой отличается тем, что обслуживает несколько компьютеров, подключённых через общую сеть. 10 Это позволяет нескольким компьютерам печатать на одном принтере или нескольким принтерам распределять рабочую нагрузку между несколькими компьютерами. 10

Ещё одно отличие — независимость от активности остальных подключённых компьютеров. 3 Сетевым принтером можно пользоваться независимо от того, какие компьютеры включены в данный момент. 7 Нагрузка, связанная с обработкой печатаемых документов, в этом случае ложится либо на встроенный принт-сервер, либо на выделенный сервер печати локальной сети. 7