Процесс слияния документов в современных офисных приложениях, например в Microsoft Word, включает несколько шагов: 4

1. Создание основного документа. 4 Он содержит текст и рисунки, одинаковые в каждой версии конечного документа. 4
2. Создание или выбор существующего источника данных. 4 Это файл, содержащий данные, различающиеся в каждой копии составного документа. 4 В качестве источника данных могут использоваться файлы Word и Excel, базы данных Access, списки адресов Microsoft Outlook и другие, содержащие организованные данные. 3
3. Вставка полей слияния. 4 Поля, в которые переносится переменная информация из источника данных в основной документ перед выводом готового документа на печать, называются полями слияния. 4
4. Вывод стандартного документа. 4 Каждая строка (или запись) источника данных порождает отдельный документ на бланке, почтовую наклейку, конверт или элемент каталога. 4 При этом составные документы могут быть объединены в новом документе для последующего просмотра и печати. 4

Результатом слияния является новый документ, который содержит текст основного документа со вставленными значениями источника данных. 3 Текст основного документа повторяется столько раз, сколько записей было выбрано для слияния. 3 Полученный документ можно напечатать и/или сохранить для дальнейшего использования. 3