Механизм хранения электронных писем на серверах Exchange работает с помощью транзакций и политик хранения. 12

Транзакции хранят не только конечные состояния данных, но и все промежуточные. 1 Например, если удалить письмо с вложением, то в логах транзакций продолжит существовать информация о том, что письмо когда-то было получено. 1

Политика хранения позволяет хранить сообщения в соответствии с политикой компании или требованиями законодательства, а также удалять содержимое, не имеющее юридической или коммерческой ценности. 4

Некоторые аспекты работы механизма хранения:

• Хранение сообщений в единственном экземпляре. 3 Сообщение, отправленное по адресам нескольких почтовых ящиков, записывается в хранилище однократно, если все ящики относятся к одной базе данных. 3 Если почтовые ящики находятся в разных группах хранения, то сообщение записывается в каждую базу данных, а также в журнал транзакций, определённый для каждой группы хранения. 3
• Сохранение копий. 2 При попытке пользователя изменить свойства элемента почтового ящика (например, тему, текст сообщения, вложения, отправителей и получателей, дату отправки или дату получения сообщения) копия исходного элемента сохраняется в папке «Элементы с возможностью восстановления». 2 Так будет происходить при каждом последующем изменении. 2
• Удаление просроченных сообщений. 2 Периодически выполняемое задание таймера определяет элементы, срок хранения которых истёк, и в течение определённого срока (по умолчанию 14 дней, но может быть установлен и более длительный — до 30 дней) эти элементы удаляются без возможности восстановления. 2