Интеллектуальный поисковый механизм в современных информационных системах работает с помощью искусственного интеллекта. 1 Он анализирует взаимоотношения между словами, смотрит на паттерны (шаблоны, закономерности) и взаимосвязи внутри данных. 1

Процесс работы включает несколько этапов: 1

1. Система просматривает доступные источники данных. 1 Она может считывать практически любой тип данных: текст, таблицы, презентации, подключаться к базам данных, открывать изображения, читать аудио и видеофайлы, 3D-модели и чертежи. 1
2. Система индексирует файлы. 1 Индекс создаётся по результатам анализа данных и нахождения в них взаимосвязей. 1 Система анализирует содержимое файла и метаданные, на основе этого создаёт связи с другими файлами. 1
3. После индексации система создаёт базу данных, где хранит результаты анализа. 1 Далее в процессе поиска она обращается именно к этой базе. 1
4. Пользователь создаёт поисковый запрос, система обрабатывает его с учётом контекста работы пользователя (его роли). 1 Система старается понять намерение запроса, а не просто искать по ключевым словам. 1
5. В системе есть персонализация выдачи. 1 Учитывается роль пользователя и его нахождение в организационной структуре. 1 Например, в первую очередь пользователь будет видеть данные из его организации. 1

Также современные поисковые системы становятся всё более мультимодальными — они способны анализировать и индексировать не только текст, но и изображения, аудио и видео. 2