Электронный документооборот (ЭДО) между частными компаниями и государственными органами работает через операторов — специальные компании, которые предоставляют программный комплекс для безопасного обмена открытыми и конфиденциальными данными. 45

Схема работы ЭДО: 2

1. Этап 0. 2 Госорганы выдают лицензии, устанавливают правила ведения ЭДО, проводят проверки, ведут реестры и так далее. 2 Например, ФНС ведёт реестр доверенных операторов ЭДО. 2
2. Этап 1. 2 Отправитель формирует электронный документ, подписывает его электронной подписью, при необходимости зашифровывает и направляет получателю через оператора. 2
3. Этап 2. 2 Оператор отправителя фиксирует дату и время поступления документа и проверяет его (если есть такая договорённость). 2 Затем направляет документ оператору получателя — с указанием даты и времени отправления. 2
4. Этап 3. 2 Оператор получателя делает то же самое со своей стороны и направляет документ получателю. 2

В рамках обмена с госорганами компаниям передаются декларации, расчёты и иные отчётные формы, различные заявления, уведомления, сообщения, подтверждения. 3 От контролёров компания получает по ЭДО различные сообщения, требования, акты, справки, документы, подтверждающие приём отчётов. 3

Чтобы начать работать в системе ЭДО с государственными органами, необходимо получить электронную цифровую подпись (ЭЦП) в налоговой службе или в удостоверяющем центре. 4 После этого нужно выбрать подходящего оператора ЭДО и заключить с ним договор. 4 Также требуется установка специального программного обеспечения. 4