Цифровое хранение документов в государственных системах работает через информационную систему системы хранения электронных документов (СХЭД). 1 Она обеспечивает включение, учёт, хранение и доступ к электронным документам и электронным копиям документов. 1

Некоторые обязательные требования к СХЭД:

• соответствие нормативным правовым актам РФ, устанавливающим требования к работе с документами в государственных органах; 1
• взаимодействие с иными государственными системами данных; 1
• формирование и предоставление сводной статистической отчётности и иной фактографической информации о документах, включенных в систему; 1
• обязательная аутентификация и управление доступом в СХЭД; 1
• обеспечение многокритериального поиска документов; 1
• обязательное использование электронной подписи ЭП; 1
• протоколирование всех действий пользователя системы. 1

Некоторые функции СХЭД:

• приём электронных документов на архивное хранение; 4
• хранение электронных архивных документов вместе с их метаданными; 4
• учёт электронных архивных документов; 4
• формирование описей электронных архивных документов; 4
• резервное копирование и восстановление цифровых данных; 4
• проверка наличия и состояния электронных архивных документов; 4
• создание (копирование) и внесение в СХЭД экземпляров цифровых документов взамен повреждённых; 4
• конвертация или миграция электронных архивных документов вместе с их метаданными для обеспечения сохранности; 4
• формирование проектов актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; 4
• создание уведомлений об истечении сроков хранения электронных архивных документов, удалению электронных архивных документов из системы, в том числе их резервных экземпляров. 4

Хранение электронных документов должно соответствовать нормам безопасности, следует свести к минимуму вероятность сбоев и прочих факторов, которые могут привести к потере накопленных данных. 1