Согласование документов в электронных системах документооборота происходит в несколько этапов: 1

1. Новый документ поступает в систему и оказывается в папке «Входящие» у ответственного сотрудника. 1
2. Запускается цепочка согласования, где каждый участник выбирает статус: внести правки, согласовать, отказать. 1
3. Принятый документ подписывают электронной подписью и отправляют адресату. 1

Некоторые особенности электронного согласования:

• Совместная работа над документом. 2 Просматривать и редактировать документ могут несколько сотрудников одновременно, без пересылки по электронной почте или передачи бумажных носителей. 2
• Настройка уровней доступа. 2 Администратор устанавливает роли и разрешения в системе. 2 Для каждого документа можно выбрать сотрудников, у которых будет доступ, а также отделы, которые должны согласовать документ перед подписанием. 2
• Прозрачность процесса. 2 Все этапы работы с документом фиксируются: сохраняется факт работы сотрудника над документом и все внесённые изменения. 2
• Гибкий маршрут движения документов. 2 Может быть как типовым, так и настраиваться под конкретные бизнес-процессы и документы. 2
• Возможность удалённой работы. 2 Например, через веб-интерфейс или приложение. 1

Также электронные системы документооборота позволяют настроить автоматизированные маршруты, когда документ движется по цепочке, а участники получают напоминания. 1