Оцифровка архивных документов происходит в несколько этапов: 2

1. Подготовка документов. 2 Архивная документация сортируется по типам и важности, удаляются металлические скрепки, скобы, файлы и другие элементы. 2
2. Сканирование. 2 Для сканирования архива используются различные типы сканеров в зависимости от формата и состояния документов. 2 Специалисты настраивают оборудование для получения изображений высокого разрешения и качества. 2
3. Обработка изображений. 2 После сканирования изображения проходят обработку, которая включает коррекцию цвета, яркости и контраста. 2 Устраняются дефекты, такие как пятна, шумы и искажения. 2
4. Распознавание текста. 2 По запросу заказчика проводится распознавание текста в оцифрованном файле. 2 С помощью программного обеспечения для оптического распознавания символов сканированные изображения преобразуются в текстовый формат. 2 Текст проходит проверку на ошибки, при необходимости вносится ручная корректировка для обеспечения точности данных. 2
5. Индексация. 2 На этом этапе каждому файлу присваиваются метаданные и ключевые слова для упрощения поиска и систематизации. 2
6. Хранение и резервное копирование. 2 Полученные после оцифровки архива файлы сохраняются в защищённых виртуальных хранилищах. 2 Создаются резервные копии, чтобы предотвратить потерю данных в случае технических сбоев или других непредвиденных обстоятельств. 2
7. Доступ и интеграция. 2 Настраиваются уровни доступа для пользователей в зависимости от их ролей и полномочий. 2 Документы интегрируются в существующие системы управления информацией, что позволяет сотрудникам легко использовать и обрабатывать цифровые архивы. 2
8. Обучение пользователей. 2 Для эффективного использования новых возможностей системы проводится обучение персонала. 2 Сотрудники проходят тренинги, где их учат работать с цифровыми архивами, искать и обрабатывать документы. 2

Для сохранения электронной документации могут использоваться различные программно-технические решения, например:

• Специальное архивное программное обеспечение. 3 Системные программные комплексы, в которых имеется функционал для архивной обработки, учёта и хранения документов. 3
• Облачные продукты. 36 Решения для хранения архивных документов на сервере выбранной компании (сервиса), предоставляющей соответствующие услуги. 3
• Материальные носители. 3 Флешки, диски и т. п.. 3

Чтобы повысить безопасность и надёжность хранения электронных документов, целесообразно использовать несколько вариантов хранения. 3 Например, совмещать облачное хранение и хранение на физических носителях. 3