Как происходит оцифровка архивных документов и сохранение электронной документации?

Оцифровка архивных документов происходит в несколько этапов: docexp.ru

1. Подготовка документов. docexp.ru Архивная документация сортируется по типам и важности, удаляются металлические скрепки, скобы, файлы и другие элементы. docexp.ru
2. Сканирование. docexp.ru Для сканирования архива используются различные типы сканеров в зависимости от формата и состояния документов. docexp.ru Специалисты настраивают оборудование для получения изображений высокого разрешения и качества. docexp.ru
3. Обработка изображений. docexp.ru После сканирования изображения проходят обработку, которая включает коррекцию цвета, яркости и контраста. docexp.ru Устраняются дефекты, такие как пятна, шумы и искажения. docexp.ru
4. Распознавание текста. docexp.ru По запросу заказчика проводится распознавание текста в оцифрованном файле. docexp.ru С помощью программного обеспечения для оптического распознавания символов сканированные изображения преобразуются в текстовый формат. docexp.ru Текст проходит проверку на ошибки, при необходимости вносится ручная корректировка для обеспечения точности данных. docexp.ru
5. Индексация. docexp.ru На этом этапе каждому файлу присваиваются метаданные и ключевые слова для упрощения поиска и систематизации. docexp.ru
6. Хранение и резервное копирование. docexp.ru Полученные после оцифровки архива файлы сохраняются в защищённых виртуальных хранилищах. docexp.ru Создаются резервные копии, чтобы предотвратить потерю данных в случае технических сбоев или других непредвиденных обстоятельств. docexp.ru
7. Доступ и интеграция. docexp.ru Настраиваются уровни доступа для пользователей в зависимости от их ролей и полномочий. docexp.ru Документы интегрируются в существующие системы управления информацией, что позволяет сотрудникам легко использовать и обрабатывать цифровые архивы. docexp.ru
8. Обучение пользователей. docexp.ru Для эффективного использования новых возможностей системы проводится обучение персонала. docexp.ru Сотрудники проходят тренинги, где их учат работать с цифровыми архивами, искать и обрабатывать документы. docexp.ru

Для сохранения электронной документации могут использоваться различные программно-технические решения, например:

• Специальное архивное программное обеспечение. iitrust.ru Системные программные комплексы, в которых имеется функционал для архивной обработки, учёта и хранения документов. iitrust.ru
• Облачные продукты. iitrust.ru {6-host} Решения для хранения архивных документов на сервере выбранной компании (сервиса), предоставляющей соответствующие услуги. iitrust.ru
• Материальные носители. iitrust.ru Флешки, диски и т. п.. iitrust.ru

Чтобы повысить безопасность и надёжность хранения электронных документов, целесообразно использовать несколько вариантов хранения. iitrust.ru Например, совмещать облачное хранение и хранение на физических носителях. iitrust.ru