Цифровизация и трансформация управления документами в современных компаниях происходит с помощью электронного документооборота (ЭДО). 12 Это комплекс программных и аппаратных средств, который обеспечивает автоматизацию процессов работы с документами: от их создания и регистрации до контроля исполнения и архивирования. 1

Некоторые этапы процесса ЭДО: 1

1. Регистрация документа. 1 После создания документу присваивается уникальный номер, фиксируется дата создания и другая метаинформация. 1
2. Распределение и маршрутизация документа. 1 Документ направляется соответствующим получателям или процессам в рамках заданного бизнес-процесса. 1
3. Работа с документом. 1 Получатель документа может просмотреть его, внести необходимые изменения, подписать его электронной подписью или отправить его дальше по маршруту. 1
4. Хранение и архивация документа. 1 После завершения работы с документом он сохраняется в системе. 1 Системы электронного документооборота обеспечивают безопасное и систематизированное хранение документов, что упрощает их поиск и доступ к ним в будущем. 1
5. Удаление или уничтожение документа. 1 После окончания срока хранения документ может быть удалён из системы. 1

Некоторые преимущества цифровизации управления документами:

• Сокращение издержек. 5 Автоматизированные системы сокращают затраты на бумажное хранение, ускоряют обработку документов и обеспечивают надёжную защиту данных. 5
• Повышение скорости взаимодействия. 5 Цифровизация документооборота повышает скорость взаимодействия между подразделениями и исключает дублирование информации. 5
• Рост производительности. 5 Компании, внедрившие автоматизацию работы с документами, отмечают рост производительности и повышение качества обслуживания клиентов. 5