Как предотвратить потерю данных при сбое электронного документооборота?

Чтобы предотвратить потерю данных при сбое электронного документооборота, можно использовать следующие меры:

• Регулярное резервное копирование. 14 Создание копий данных помогает восстановить информацию в случае сбоя системы. 1 Рекомендуется делать резервные копии хотя бы раз в несколько дней. 1
• Разработка планов восстановления. 2 Нужно заранее разработать планы восстановления систем, регулярно пересматривать их и проводить тренировочные мероприятия для тестирования планов. 2
• Использование специальных инструментов. 2 Например, DLP-систем (Data Leak Prevention), которые предотвращают утечку конфиденциальной информации. 2 Также можно применять службы управления правами, которые контролируют использование файлов. 2
• Обеспечение безопасности. 1 Нужно использовать механизмы авторизации и шифрования, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к информации. 1
• Обучение и подготовка персонала. 1 Сотрудники должны быть ознакомлены с функциональностью системы, методами поиска и извлечения данных, а также с политиками и процедурами использования архива. 1
• Архивирование и удаление устаревших документов. 1 Это поможет освободить место на сервере и упростить поиск актуальных документов. 1

Защита цифровых документов должна быть встроена в общую политику информационной безопасности компании. 2