Как правильно организовать хранение важной электронной переписки

Для правильной организации хранения важной электронной переписки рекомендуется:

• Хранить сообщения в том формате, в котором они созданы. upr.ru Это поможет сохранить метаданные и связи между сообщениями и другими документами организации. upr.ru
• Организовать хранение на основе классификатора документов организации (номенклатуры дел). upr.ru Это позволит сохранить связи между сообщениями и относящимися к этому вопросу документами. upr.ru
• Устанавливать сроки хранения в зависимости от индивидуальных функций и содержания документа. upr.ru Они должны быть зафиксированы в номенклатуре дел организации. upr.ru
• Использовать резервное копирование. upr.ru Процедуры резервного копирования защищают данные от утраты и повреждения. upr.ru
• Регулярно перемещать файлы на новые средства хранения. upr.ru Также нужно регулярно перезаписывать или переформатировать документы, чтобы обеспечить их сохранность. wiseadvice-it.ru

Несколько вариантов для хранения электронной переписки:

• Локальный архив. wiseadvice-it.ru Папка на локальном ПК, к которой все сотрудники имеют доступ на чтение, но без права на удаление файлов. wiseadvice-it.ru
• Облачное хранилище. wiseadvice-it.ru Оператор хранит данные в закрытом доступе по определённым паролям, есть возможность разграничения доступа. wiseadvice-it.ru Для доступа к файлам необходимо интернет-соединение. wiseadvice-it.ru
• Хранилище системы электронного документооборота. wiseadvice-it.ru Файлы находятся на внутренних серверах, к ним всегда есть доступ. wiseadvice-it.ru Все пользователи имеют доступ к архиву на чтение, запись файлов выполняет система. wiseadvice-it.ru

Выбор способа хранения зависит от конкретных условий и возможностей организации.