Для правильной организации хранения важной электронной переписки рекомендуется:

• Хранить сообщения в том формате, в котором они созданы. 1 Это поможет сохранить метаданные и связи между сообщениями и другими документами организации. 1
• Организовать хранение на основе классификатора документов организации (номенклатуры дел). 1 Это позволит сохранить связи между сообщениями и относящимися к этому вопросу документами. 1
• Устанавливать сроки хранения в зависимости от индивидуальных функций и содержания документа. 1 Они должны быть зафиксированы в номенклатуре дел организации. 1
• Использовать резервное копирование. 1 Процедуры резервного копирования защищают данные от утраты и повреждения. 1
• Регулярно перемещать файлы на новые средства хранения. 1 Также нужно регулярно перезаписывать или переформатировать документы, чтобы обеспечить их сохранность. 3

Несколько вариантов для хранения электронной переписки:

• Локальный архив. 3 Папка на локальном ПК, к которой все сотрудники имеют доступ на чтение, но без права на удаление файлов. 3
• Облачное хранилище. 3 Оператор хранит данные в закрытом доступе по определённым паролям, есть возможность разграничения доступа. 3 Для доступа к файлам необходимо интернет-соединение. 3
• Хранилище системы электронного документооборота. 3 Файлы находятся на внутренних серверах, к ним всегда есть доступ. 3 Все пользователи имеют доступ к архиву на чтение, запись файлов выполняет система. 3

Выбор способа хранения зависит от конкретных условий и возможностей организации.