Для построения электронного документооборота (ЭДО) рекомендуется выполнить следующие шаги: 15

1. Определить цели и задачи. 1 Например, построение более эффективной системы документооборота, сокращение расходов, разгрузка отделов. 1
2. Проанализировать систему делопроизводства. 1 Нужно оценить, какие документы находятся в обороте компании сейчас, какие регламенты делопроизводства приняты, по каким маршрутам двигается документация и так далее. 1
3. Оптимизировать делопроизводство. 1 Если работа с документами на предприятии не упорядочена, нужно прописать необходимые регламенты. 1
4. Создать проект автоматизации документооборота. 1 Компания определяет правила работы с будущей системой ЭДО, маршруты документов, порядок согласования и направления документации. 1
5. Оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП). 3 Это самый защищённый вид электронной подписи, которой можно подписывать договоры, счета-фактуры, универсальные передаточные документы, акты и другие документы. 3
6. Выбрать оператора ЭДО. 3 Работа через официального оператора электронного документооборота гарантирует сохранность и безопасность документов. 3
7. Оформить локальные нормативные акты и обучить сотрудников. 3 При переходе на ЭДО нужно подготовить приказ и положение об электронном документообороте. 3
8. Подключить контрагентов. 3 Сообщите контрагентам, что используете ЭДО. 3 Если они уже подключены к системе, отправьте приглашение в сервисе. 3 Если нет, предложите перейти на ЭДО. 3
9. Проанализировать и скорректировать результаты. 5 После подключения системы нужно оценить, снижаются ли затраты, уменьшается ли нагрузка на сотрудников, повышается ли выручка, становятся ли клиенты более лояльными. 5

План перехода на ЭДО в отдельной компании может отличаться от проекта другого предприятия. 1 Для разработки индивидуального плана рекомендуется обратиться к специалисту.