Как построить электронный документооборот?

Для построения электронного документооборота (ЭДО) рекомендуется выполнить следующие шаги: astral.ru alfabank.ru

1. Определить цели и задачи. astral.ru Например, построение более эффективной системы документооборота, сокращение расходов, разгрузка отделов. astral.ru
2. Проанализировать систему делопроизводства. astral.ru Нужно оценить, какие документы находятся в обороте компании сейчас, какие регламенты делопроизводства приняты, по каким маршрутам двигается документация и так далее. astral.ru
3. Оптимизировать делопроизводство. astral.ru Если работа с документами на предприятии не упорядочена, нужно прописать необходимые регламенты. astral.ru
4. Создать проект автоматизации документооборота. astral.ru Компания определяет правила работы с будущей системой ЭДО, маршруты документов, порядок согласования и направления документации. astral.ru
5. Оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП). kontur.ru Это самый защищённый вид электронной подписи, которой можно подписывать договоры, счета-фактуры, универсальные передаточные документы, акты и другие документы. kontur.ru
6. Выбрать оператора ЭДО. kontur.ru Работа через официального оператора электронного документооборота гарантирует сохранность и безопасность документов. kontur.ru
7. Оформить локальные нормативные акты и обучить сотрудников. kontur.ru При переходе на ЭДО нужно подготовить приказ и положение об электронном документообороте. kontur.ru
8. Подключить контрагентов. kontur.ru Сообщите контрагентам, что используете ЭДО. kontur.ru Если они уже подключены к системе, отправьте приглашение в сервисе. kontur.ru Если нет, предложите перейти на ЭДО. kontur.ru
9. Проанализировать и скорректировать результаты. alfabank.ru После подключения системы нужно оценить, снижаются ли затраты, уменьшается ли нагрузка на сотрудников, повышается ли выручка, становятся ли клиенты более лояльными. alfabank.ru

План перехода на ЭДО в отдельной компании может отличаться от проекта другого предприятия. astral.ru Для разработки индивидуального плана рекомендуется обратиться к специалисту.